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Check list para organizar festa de formatura


Você estuda por anos e nada melhor do ao fim de tanto esforço ter uma grande comemoração. A festa de formatura é um dos momentos mais especiais na vida de alguém. Além de celebrar sua nova profissão, você reúne amigos, família, professores, come, bebe, dança!

Mas é claro, que antes de chegar neste grande dia, há muito trabalho pela frente, não é? Você sabe por onde começar? Prepare-se! Siga esses passos para não ter erro:

2 anos a 1 ano e meio de antecedência: - Formar uma comissão definindo cargos e elaborando um estatuto – geralmente a comissão é formada por alunos, mas nada impede que pais e professores também participem dela, principalmente se a formatura for de crianças ou adolescentes. - Apresentar a comissão aos futuros formandos, de preferência indo de classe em classe. - Expor a eles os objetivos da comissão, explicando detalhadamente todo o processo de organização. - Perguntar e definir o número de alunos interessados em participar da formatura. - Explicar de que forma pretendem fazer a arrecadação dos fundos (rifas, taxas mensais, eventos, etc). - Fazer uma lista com nome, telefones de contato e endereço de todos os formandos que participarão, definindo o número total de formandos. - Abrir uma conta corrente. - Marcar, junto à coordenação do colégio ou faculdade, a melhor data para a colação de grau e, tomando como base esta data, marcar a data do baile. - Começar a pesquisa para definir a empresa que vai promover a festa. - Entrar em contato com várias delas, verificando: 1. se a empresa possui um registro. 2. se existe alguma reclamação a respeito dela no Procon. 3. o preço – os orçamentos devem ser minuciosamente detalhados, especificando os serviços pelos quais ela será responsável (banda ou DJ, colação de grau, becas, convites, local do evento, fotos, etc) - Começar a organizar eventos e rifas para a arrecadação de fundos.

1 ano e meio a 1 ano de antecedência: - Fechar com a empresa de promoção de eventos, verificando absolutamente tudo, principalmente a infraestrutura do local sugerido, assim como decoração, iluminação, sonorização, etc. - Definir a data, assim como o local da colação de grau e baile. - Tomando como base o valor total dos gastos, estipular a cota mensal por formando. - Elaborar os contratos para cada formando e o carnê de pagamento mensal. - Fazer uma lista com o nome de todos os candidatos a paraninfo, orador, professores e funcionários homenageados, assim como os possíveis nomes de quem fará o juramento de cada curso, patrono, etc. - Marcar uma reunião para entrega dos carnês e assinatura dos contratos, aproveitando para fazer uma votação para escolher os homenageados e oradores. - Definir, com ajuda dos formandos, o tipo de roupa a ser usado nas cerimônias. - Providenciar os detalhes para elaboração do convite. - Determinar o número de convites (luxo e simples) que cada formando receberá - Definir com os formandos e através de votação, o modelo do convite : cor, texto, número de páginas, se haverá fotos e quantas fotos, o modelo do envelope, se haverá algum símbolo ou medalha, etc. - Agendar um dia para as fotos – se os formandos decidirem por elas, definindo o tipo de roupa que deverão trajar (branca, preta, jaleco, beca, uniforme da escola, camiseta personalizada, etc). - Checar todas as informações dos convites – datas, horários, agradecimentos, juramento, fotos, nome dos homenageados, etc. - Salvar tudo em CD e entregar para a empresa que está organizando o evento ou para a gráfica. - Fazer uma pesquisa, junto aos formandos, sobre a possibilidade de usar convites online. Explicar que são tão bonitos quanto os tradicionais; Permitem a possibilidade de escolher vários modelos de acordo com o curso específico; Terão as mesmas informações dos convites tradicionais – datas, horários, nomes dos formandos, homenagem, agradecimentos, juramento, etc.; São infinitamente mais econômicos e bem mais fáceis de entregar. - Providenciar as senhas para a entrada na colação e no baile, caso os formandos optem pelos convites online.

De 6 a 3 meses de antecedência: - Marcar um dia para coletar dos formandos as fotos para o clip do telão no dia do baile. Geralmente são usadas duas fotos, uma atual e uma da infância. - Providenciar a música do clip – se houver. - Marcar a data para retirada das becas - Providenciar pastas para todos que falarão no dia da colação de grau. - Marcar um dia para a entrega dos convites. - Fazer um informativo para todos os formandos, contendo os detalhes das cerimônias. - Providenciar placas gravadas, canetas ou livros para presentear os homenageados na colação de grau .

De 2 meses a 1 mês de antecedência:

- Providenciar a divisão das mesas, tendo o cuidado de distribuí-las de acordo com a afinidade de cada formando para que, assim, os amigos possam ficar juntos durante o baile. - Marcar o ensaio da colação de grau – se houver necessidade. - Conferir o discurso do orador da turma junto com os demais formandos, verificando se todos concordam com o conteúdo ou se está longo ou curto demais. - Verificar e acertar junto à empresa de eventos que foi contratada todos os detalhes finais: música, decoração, chuva de papel picado ou balões, valsas, música para o brinde e clipe, banda ou DJ, lembranças, fotógrafos, etc. - Providenciar as roupas, sapatos, cabelos e maquiagem para o dia da grande festa, afinal, você também merece curtir muito.

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